Цифровой след фирмы, чем это грозит

Цифровой след компании: как он может заинтересовать налоговую и финмониторинг

Всё, что делает ваша компания в интернете — не исчезает бесследно. Сайт, соцсети, онлайн-сервисы, электронные письма, даже аренда сервера — всё это оставляет цифровой след. И если раньше за этим мало кто следил, то сегодня эти данные активно анализируют налоговая и финмониторинг.

В этой статье расскажем, что именно входит в цифровой след, как его могут использовать против вашей компании и как минимизировать риски.

Что такое цифровой след и где он образуется

Цифровой след — это не только то, что вы выкладываете в открытый доступ. Он гораздо шире и глубже. Вот примеры:

сайт компании и доменное имя
IP-адрес, на котором размещён сайт или сервис
компьютер, с которого сдается отчетность посредством ЭДО
аккаунты в соцсетях, в том числе ваших сотрудников!
поведение сотрудников в корпоративной почте или CRM
банковские транзакции
переписка с клиентами (почта на mail.ru и Яндекс прозрачна для государственных служб)
участие в тендерах
облачные сервисы, которыми вы пользуетесь
сайты публикующие вакансии
даже публикации ваших сотрудников в LinkedIn

Каждая деталь — пазл, который может рассказать о компании больше, чем вы думаете.

Давайте подробнее остановимся на каждом пункте из списка, чтобы понять, что именно собирают государственные органы для анализа

Сайт компании и доменное имя

Средствами контроля автоматически запрашивается IP адрес сайта и какие еще сайты размещаются на этом IP

Список сайтов на одном IP адресе

Совпадение хостинга у нескольких компаний еще не доказательство взаимозависимости, но повод копать дальше для налоговой. Надо понимать, что информация собирается автоматически, для анализа берется множество данных и чем больше совпадений, тем больше вероятность, что к вам придут. )

Анализ сайта. Проверка совпадения контактной информации, адресов, телефонов и т.д.

Анализ рабочего места (компьютера) подключенного к ЭДО/ЕГАИС и другим системам

Как только вы поставили себе на компьютер программное обеспечение для сдачи отчетности по ЭДО, цифровой след компьютера появился в налоговой. Через плагин оператора ЭДО собирается информация о внутреннем и внешнем IP адресе компьютера (подробнее о этом мы писали ранее), названии ПК, MAC адресах сетевых карт, серийном номере Windows, дистрибутиве в случае использования Linux, в последних версия ПО для ЭДО запрашивалась конфигурация комплектующих компьютера.

Анализ страниц сотрудников в соцсетях

Если по вам работают, анализ страниц позволяет собрать информацию о взаимозависимости компаний. Например, человек пишет, что работает на складе, но числится в головной организации, а склад относится к другому ООО. Надо учитывать фактор того, что люди выкладывают на свои страницы все подряд и это может навредить компании.

Корпоративная почта и облачные CRM

Если по вам работают, ваша почта на mail.ru или Яндекс будет прочитана. Просто примите это как данность. Ваши задачи, проекты и переписка в Битрикс и других облачных CRM будет проанализирована с целью поиска на что надо обратить внимание для поиска доказательств.

Банковские транзакции

Все ваши транзакции прозрачны для тех кому нужно. Прежде чем заплатить компании с сомнительной репутацией, подумайте чем это может вам грозить в дальнейшем. Налоговая может и будет запрашивать документы по всей цепочке контрагентов и суд уже сказал свое слово, налоговая имеет полное право так делать.

Вакансии на сайтах поиска сотрудников

Сайты по подбору персонала могут проверить для доказательства взаимозависимости компаний. Компании вроде как независимы, а вакансии для двух компаний опубликованы от имени одной или с одного IP адреса. Официально в суде вам не предъявят совпадение IP при публикации вакансий, но знать об этом будут кому надо будут и искать доказательства другими путями.
На этих же сайтах проверяют ЗП в конвертах. Если в вакансии указана одна сумма, а в официальной ведомости сумма намного меньше, это повод для вызова в налоговую с целью дачи пояснений.

Как государство использует цифровой след

Налоговая служба

ФНС уже давно не «бумажная» организация — она активно анализирует цифровые паттерны и связи. Особенное внимание уделяется:

совпадениям IP-адресов и компьютеров между компаниями
повторяющимся схемам и шаблонам работы
дроблению бизнеса — когда одна компания «делится» на несколько с целью оптимизации налогов

Росфинмониторинг

Следит за финансовыми потоками и ищет признаки отмывания или обналичивания средств. Их настораживают:

схожие цифровые профили у компаний, проводящих взаимные транзакции
повторяющиеся IP-адреса и устройства
работа с одними и теми же банками, посредниками, юристами

Чем это грозит бизнесу

Совпадение IP по нескольким ООО при сдаче отчетов в налоговую

Если цифровой след вашей компании слишком похож на след других организаций — особенно подозрительных — это может обернуться неприятностями:

Блокировка счёта банком
Проверки со стороны ФНС
Попадание в «рискованные» списки
Проблемы при регистрации новых компаний
Утечка клиентов и партнёров из-за подмоченной репутации

Как обезопасить себя

Используйте уникальные цифровые ресурсы: почты, IP-адреса, сервера, домены
Не делите инфраструктуру с другими компаниями, особенно чужими
Контролируйте, как и где упоминается ваша компания в интернете
Проверяйте, не пересекается ли ваш след с кем-то ещё (особенно подрядчики)
Раз в полгода — проводите мини-аудит цифрового следа
Если вам важная конфиденциальность данных, не используйте облачные сервисы бухгалтерии и CRM, размещайте все на серверах, которые контролируете

Вывод

Цифровой след — это не абстракция, а реальный элемент, за которым следят контролирующие органы. Чем прозрачнее и чище ваша цифровая активность — тем спокойнее вы спите.

Нужно проверить цифровой след вашей компании или разобраться, откуда могли взяться «совпадения»? Свяжитесь с нами — поможем выявить слабые места предложим решение.

Напишите: server@service4biz.ru ответим в течении 15 минут

Телефоны:
в Москве: +7 (499) 653 84-49
в Санкт-Петербурге: +7(812) 648-23-44