Как организовать работу из дома в условиях эпидемии

Тема сегодняшней статьи: как мы помогаем нашим клиентам перевести на удаленную работу из дома всех сотрудников

Рассказывать будем на конкретных примерах с цифрами и детальным описанием, что было сделано.

Если Вам нужно срочно организовать работу сотрудников офиса из дома, обращайтесь:

Наш сайт облачные сервера в России и странах Европы.
Пишите server@service4biz.ru
Звоните: +7 (499) 653 84-49 , +7 (812) 648-23-44

Подберем оптимальное решение для Вашей компании.
Большой опыт работы по организации рабочих процессов через интернет.

Клиент первый
Небольшая сервисная компания. Занимаются обслуживанием маломерных судов, 6 сотрудников офиса, всем нужен доступ в 1С.

Руководство компании, назовем ее Плаза, никогда не задумывалось о возможности работать удаленно. Не было в этом необходимости. После обращения президента необходимость резко возникла. Наша задача обеспечить удаленную работу для 6 сотрудников. В офисе 6 компьютеров, роутер под управлением Linux и сервер Windows где лежат файлы и некоторые базы 1С. Бухгалтерская база находится на компьютере бухгалтера.

Мы рассматривали вариант сделать из файлового сервера терминальный, перенести все данные на него и таким образом организовать удаленную работу.

Почему мы хотели выбрать именно такое решение?
В офисе никого не будет, проще всего обеспечить бесперебойным питанием две единицы оборудования (файловый сервер и роутер), а не восемь (все рабочие компьютеры и два сервера).

Проблема возникла с мощностью файлового сервера. Процессор на нем недостаточной мощности и впаянный в плату. Замена процессора невозможна, установка дополнительной памяти тоже. Плата не поддерживает больше 4Гб памяти. Замена оборудования на другое — дорого и может растянуться во времени. Мы бы успели провести все работы, но директор компании не хочет тратить деньги. Кризис, понимаем.

Пошли по пути организации удаленного доступа к рабочим компьютерам.

Для этого нам потребовалось настроить на роутере сервер VPN с доступом по сертификатам, чтобы обеспечить шифрование передачи данных и безопасность.
Каждому сотруднику была подготовлена флешка с VPN клиентом, полностью настроенная для работы. Достаточно вставить носитель в любой компьютер, запустить VPN клиент, и можно подключаться к своим рабочим компьютерам. Копии флешек мы сохранили, если что-то случиться с носителем, мы сможем быстро обеспечить работникам клиента новую копию.
Клиент купил источник бесперебойного питания (ИБП) для компьютера бухгалтера и обоих серверов POWERCOM Raptor RPT-1000AP W за 4500 рублей. Мощности ИПБ хватит на поддержку трех устройств в течении 15 минут при выключении питания. От кратковременных отключений питания спасет, а более длительные не так часты.

Во время проведения работ сотрудники клиента работали в штатном режиме. Настройки не требовали отключения серверов.

Как решали вопрос с телефонами? У клиента VoIP телефония от провайдера интернет, провайдер сделал у себя на АТС переадресацию на сотовые телефоны. Наше участие не требовалось.

С клиентом мы работаем по договору технического обслуживания компьютерной техники, поэтому все работы были проведены бесплатно.

Клиент второй
Или шок, это по нашему! Восемь работников офиса, деятельность что-то связанное с медициной (операции какие-то сложные).

Почему шок? Объясняю. Восемь компьютеров в офисе. Сервера нет, вообще. Есть роутер, что-то коробочное, типа D-Link 804 (год выпуска между 2006 и 2008 годами).
Роутер подключен к ИБП и стабилизатору. Видимо потому столько прожил. 🙂 Пять из восьми компьютеров старые, как кости мамонта, ровесники роутера. На одном из компьютеров стоит Windows XP, многие уже и не помнят что это за Windows. Два бухгалтера и … та-дам! У одной из бухгалтеров дома нет компьютера и интернета! Вот это реально шок!

Проблемы этим списком не исчерпываются. На компьютере с Windows XP стоит какая-то программа, написанная в начале двухтысячных годов программистом специально под их фирму. По словам этого почтенного программиста, под другими операционными системами программа работать не будет. А программа ОЧЕНЬ нужна для работы. Именно так. Большими буквами.

Думаете все? Нет! Оказывается в офисе часто «моргает» свет. Может по несколько раз на дню моргнуть. ИБП на компьютерах не установлены, зато есть стабилизаторы. Интернет в офисе 10Мбит, но реальные замеры дают скорость не более 5Мбит. Провайдер — какая-то домашняя сеть, обслуживающая этот дом. Дом в старом фонде, центр города, так что альтернативы нет или очень дорого.

Телефоны городские от Росстелеком. Аналоговые. Есть 4 городских номера и какая-то коробка, которая дает им внутренние номера и осущеставляет маршрутизацию вызовов. Коробку назвать АТС, язык не поворачивается. Доступов от нее нет, последний раз кто-то копался в настройках 5 лет назад. Кто это был, они не помнят.

Мы понимаем, что развернуть работу в офисе удаленно — не реально. Клиент к нам обратился по рекламе. За два дня успеть поменять им парк компьютеров и поставить всем ИБП можно, но дорого. Да и вообще смысла нет.

Данных у всех пользователей + базы 1С, на круг, оказывается около 60-70Гб. В 1С работают только два бухгалтера, остальные в Word, немного Excell и электронная почта. Ну еще специализированная программа. Принимаем решение предложить удаленный сервер в России с характеристиками 2 ядра процессора, 10Гб памяти, 150Гб места на диске. С учетом скидки 10% по промокоду CORONA20, получилось 3366 рублей в месяц. Перенос данных и настройку программного обеспечения делаем бесплатно. Единственно придется заплатить за выезд специалиста с 4G модемами всех возможных операторов на дом к бухгалтеру без интернет, чтобы проверить, что у нее нормально работает. Выезд стоит 2500 рублей.

Перенос данных и настройка сервера проходят штатно, опыт есть. Банк-клиент, Контур Диадок, базы 1С и документы перенесли быстро. Пришлось здорово помучиться с программой под Windows XP. Изначально решили, что попробуем все запустить на 2016 Server. После 2,5 часов работы специалиста, запуска под дебагером (специальное программное обеспечение для взлома и отслеживания работы программ), нашли решение. Программа работает! Причем намного быстрее, чем работала раньше под управлением Windows XP.

Директор компании выделил своей сотруднице ноутбук из закромов Родины. Ноутбук: процессор Celeron, памяти 2Гб, диск 80Гб и весь покрытый бэдами, абсолютно весь.
(бэд блок — сбойный, не читающийся сектор на жестком диске)
Ноутбук в не рабочем состоянии. Что было сделано: нашли у нас на складе модуль памяти 1Гб, который, вот чудо, подошел для этой модели. Поменяли жесткий диск на SSD 120Гб. Установили операционную систему (Windows Home Basic, наклейка на ноутбуке, даже ключ подошел, второе чудо дня).

Клиенту модернизация обошлась в 5600 рублей, включая работу. Дорого? Я считаю нет. Ноутбук теперь летает. Загрузка Windows мгновенная, все быстро открывается. Для работы в офисе он даже быстрее, чем большинство компьютеров клиента.

Лирическое отступление. Как мы подбирали подходящего сотового оператора,чтобы обеспечить интернет для бухгалтера клиента.

Важно понимать, что качество мобильного интернет (скорость, частота разрывов соединения) зависит не только от мощности сигнала, но и от загруженности конкретной базовой станции. Очень частая ситуация — на телефоне все засечки, а скорость интернета низкая. Вариантов почему так множество. Не будем заострять на этом внимание, расскажем как мы подбирали оператора.

Взяли ноутбук, универсальный 4G модем, корпоративный роутер Скайлинк, симкарты следующих операторов: Теле2, Билайн, МТС, Yota, Мегафон.
Да, да, Скайлинк живее всех и для корпоративных клиентов у него очень интересные тарифы мобильного интернет, имейте в виду.

Провели тесты скорости и качества соединения (скачиваем файл объемом 500-1000Мб через шифрованное соединение). Результат: Yota лучше всех, потом Скайлинк и Теле2, остальные операторы намного хуже результат показали. Кратковременная скорость у большинства операторов высокая, а вот скачать файл большого объема через шифрованный канал можно не у всех без разрывов соединения. Собственно удаленная работа происходит через RDP протокол с шифрованием, а значит при работе через этих операторов будут разрывы.

Итог: клиент заключил договор Yota и купил 4G модем. Стоимость модема и условия договора мы не знаем. Наша задача была дать рекомендации.

Остался вопрос с телефонией. Путем долгих разговоров с менеджерами Росстелеком, отправкой курьером документов, удалось договориться, что с 12:00 28 марта все звонки на телефоны клиента будут переводиться на сотовые сотрудников. В дальнейшем клиент перезаключит договор и перейдет на VoIP линии с сохранением номеров. Оборудование и АТС предоставит Росстелеком. Если Вы думаете, что решить такой вопрос можно быстро, Вы сильно ошибаетесь. Росстелеком очень большая компания и вопросы они привыкли решать неспешно. 🙂

Общий итог:
Клиент заплатил нам 5600 рублей за модернизацию ноутбука и вместо чемодана без ручки получил быстрый и вполне рабочий аппарат.
За 2500 рублей мы прислали инженера домой к бухгалтеру клиента и подобрали оптимального оператора 4G интернет.
За 3366 рублей в месяц все сотрудники клиента будут работать на удаленном сервере, данные будут в одном месте. Нет необходимости модернизировать старые компьютеры в офисе и решен вопрос с программой написанной под Windows XP. Больше не надо боятся, что при поломке старого компьютера перестанет работать очень важная в делопроизводстве программа.

Вы спросите, а как же печатать документы? В офисе был МФУ, довольно современный. Его отвезут домой к главному бухгалтеру. Все сотрудники смогут печатать документы на это устройство. Потом, когда все выйдут на работу, МФУ вернется в офис. С точки зрения работы на сервере, нет разницы где стоит печатающее устройство. Главное настроить драйвера и подключить это устройство к одному из компьютеров, подключенных по RDP к удаленному серверу.

Клиент третий
Оптовая торговля. Офис — 30 сотрудников, склад 5 сотрудников.

Клиент сразу сказал, что рассматривает только вариант переноса работы на удаленные сервера.
Общий объем данных, который надо перенести около 4Тб данных. Телефония VoIP, есть АТС от провайдера с кучей возможностей и настроек. Проблемы с переадресацией нет.
У клиента настроен домен Active Directory, есть два файловых сервера и отдельный сервер для хранения резервных копий. Все сервера на базе обычных ПК. По словам клиента, после переноса данных на сервера в облако, старые сервера будут использоваться для организации рабочих мест под новых сотрудников.

Самое сложное перенести данные и не остановить работу компании. Процесс переноса данных и настройки серверов идет прямо сейчас. Для удобства масштабирования системы мы предложили развернуть пять рабочих серверов в облаке.

Контроллер Active Directory (1 ядро, 6Гб памяти, 75Гб диск), сервер для менеджеров на 18 пользователей (6 ядер, 24Гб памяти, 2Тб жесткий диск), сервер для руководства на 5 пользователей (3 ядра, 12Гб памяти, 600Гб SSD), сервер для бухгалтеров и склада на 12 пользователей (8 ядер, 24Гб памяти, 2Тб жесткий диск), сервер SQL для баз данных 1С (4 ядра, 12Гб памяти, 600Гб SSD).

Почему выбрана схема с несколькими серверами. Основное скорость работы и возможность масштабировать ресурсы. Можно все задачи запустить на одном мощном сервере, но работать он при тех же выделенных ресурсах, будет медленнее. Не сразу, но постепенно скорость будет замедляться. Когда задачи разнесены на разные сервера, есть возможность гибко перераспределять ресурсы или добавлять, где они необходимы.

Есть два важных нюанса развертывания систем хранения данных в Windows под управлением Active Directory:
1. Контроллер Active Directory должен быть на отдельном сервере. Вопрос безопасности.
2. Сервер SQL очень желательно размещать отдельно от других задач. Связанно это с алгоритмами работы с памятью SQL сервера.

По нашим прогнозам к вечеру 29 марта все работы будут завершены и пользователи смогут работать из дома по RDP.

Клиент четвертый.
Это не кризис, это …!

Обратился клиент к нам клиент из Москвы 23 марта. 8 рабочих мест, есть какой-то сервер, но нет пароля администратора. Есть АТС, вот фото ящика на стене, вроде Samsung, но мы точно не знаем. Договора телефонии? Не знаем где они. Телефоны предоставляет бизнес центр в лице провайдера интернет, где мы арендуем офис уже 10й год.

Админ? За последние три года у нас сменилось две аутсорсинговые компании, которые обслуживали наши компьютеры и два приходящих админа. Последнего админа уволили 29 февраля, нового ищем. Вот хотим с Вами сотрудничать, а заодно сделайте нам работу удаленную из дома в офисе до конца недели.

Пообщались с руководителем компании, хотелось понять, с чего за три года у них столько админов сменилось. Хочется понять причины, может дело в самом клиенте.
Выводы грустные. Налицо деградация рынка обслуживания компьютерной техники. Крупные IT аутсорсинговые компании хотят много денег, а небольшие пытаются экономить на персонале, и не могут предоставить нормальный сервис.

Отступление лирическое.
Для нас IT аутсорсинг одна из составляющих бизнеса и есть принцип — мы не беремся работать с неадекватными клиентами. Отношения должны быть уважительными. Инженер, который пришел чинить Ваш компьютер, человек грамотный и образованный, других не держим. Поэтому относится к нему как существу низшего порядка недопустимо.

Решили клиента на обслуживание берем, но сроки, сроки. За неделю разгрести бардак, который нам достался от предшественников, да еще и удаленную работу организовать, не реально. Реально, если на сутки остановить работу фирмы и все там привести в порядок, но у клиента продажи, работа кипит, а с 30го марта всем надо уже работать из дома.

Пока обсуждали условия договора и разовых работ, пока клиент думал, наступило 25 марта. Времени вообще не осталось. Выяснили, что сервер у клиента файловый, для терминальной работы не подходит. Интернет в офисе не особо надежный. Провайдер прислал письмо, что в связи с тем, что эпидемия и запрет работы, они не гарантируют быстрое восстановление связи, в случае проблем. Сотрудники по домам распущены. Молодцы, что честно написали. Проблема может быть актуальна у любого провайдера.

Приняли решение перенести данные на удаленные сервера в облако. Для начала предложили конфигурацию: 4 ядра процессора, 12Гб памяти, 500Гб SSD. Стоимость 8020 рублей в месяц, с учетом скидки по промокоду CORONA20. Клиент сказал, если понравится и все будет работать, обратно переносить ничего не будем. Оказывается ему последний админ рекомендовал компьютеры обновить, получается, если компьютеры старые оставить, можно сервер год арендовать. 🙂

Вопрос резервного копирования решен так: копии данных будут через интернет заливаться на сервер в офисе клиента. Если сервер недоступен, всегда есть наша ночная копия данных, которая входит в стоимость сервера вне зависимости от тарифа.

С телефонией вопрос решили с провайдером, работники клиента заберут VoIP телефоны из офиса, будут на них работать из дома.
А АТС на стене оказалась памятником телефонии, оказывается она уже давно не используется. Наш сотрудник стал с ней разбираться, а АТС только в розетку включена, телефонные кабели в нее не подключены. 🙂 Даже боюсь спрашивать, платил ли клиент за ее обслуживание ранее.

Если Вам нужно срочно организовать работу сотрудников офиса из дома, обращайтесь:

Наш сайт облачные сервера в России и странах Европы.
Пишите server@service4biz.ru
Звоните: +7 (499) 653 84-49 , +7 (812) 648-23-44